行业视点
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移动密集柜与箱式存储哪种好

在各企事业单位日常的档案管理过程中,最常见的就是移动密集柜了,它被广泛地应用到政府机关、企事业单位、档案馆、银行、医院等单位。密集柜的使用可以根据库房特征进行合理布局,高度利用空间,采用多节多联安放在固定的轨道上形成一个整体,用手摇或机械方式移动各列进行文档存取,与多年前的老式书架、档案架相比,存储量大,节省空间,操作简单,便捷调阅,使档案管理得到了提升。

但是小编在想更深入了解密集柜,搜索材料时发现,密集柜存储还是有一定“门槛”的,一是密集柜因为自重大,对档案室楼层的承重有很高的要求,一般要求达到1平方米承重1吨以上,而普通的办公楼承重只有500公斤左右,如果采用密集柜的形式,势必要对楼层进行整体加固,这笔开支对于普通单位来说不是一笔小的开支,加上密集柜本身的采购价格随着钢材的上涨也是居高不下,所以想用密集柜还得考虑单位的预算是否充足。

另外,进入了密集柜也不是进了保险箱,小编随机调查了一些使用密集柜的单位,长期存储的档案资料不幸遭到鼠咬、虫蛀、受潮,对于需要保存十年、三十年的档案来说,存在非常大的安全隐患。档案作为不可再生资源,在企事业单位发展中起着非常重要的作用,如果档案受损严重,将会对单位的稳定发展造成负面影响。那么在档案资料管理中,是否有新的、科学的、现代的方式方法,为档案实体和信息安全保驾护航呢?

小编调研了中国市场上规模最大的五大档案公司:中信、银雁、东港、博泰和窍楚,他们不约而同的选择了箱式存储。小编了解到,这种箱式和移动密集柜不仅仅是存储形式上的差异,更体现在档案材料的完整性和安全性上,他们将档案资料整齐摆放在存储箱内,全密封处理后采用箱式货架存储,入库前,存储中的纸质档案经过超氧消毒、湿度调节,大大改善了纸质档案保存的物理环境。档案存储空间全年温湿控制,做到档案专业存储“十防”设计要求:防火、防盗、防潮、防霉、防水、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染,最大限度的延长档案原始材料的寿命。

总的来说,移动密集柜和箱式存储各有优势,大家可以根据自己的档案存储需求和预算做相应的选择,比如调阅比较频繁的档案材料,仍然可以采用密集柜,将档案材料放在身边;另外,对于存储时间长、较少调阅,或是接近销毁年限的档案,可以选择有专业资质的、管理经验丰富的档案服务外包公司,进行箱式存储。这样即能满足您随时调阅的需求,又能保证您需要长期存储的档案材料的完整性与安全性。与此同时,还可以为您单位释放大量的职场空间,节省楼层加固成本和密集柜采购成本,在全面提升档案管理工作的效率同时,为单位降本增效。所以,结合两种存储方式的优势,聪明的你一定会选择最明智有效的存储方式。