行业视点
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新时代下,档案该如何存储?

      数据存储,对于人类社会的发展至关重要。从古至今,为了存储信息,人类使用过各种各样的存储介质。一段文字刻在石头上,有望保存上万年;写在羊皮纸上,可以保存上千年;印制成胶片,能够保存上百年;刻录成黑胶唱片,能保存数十年。而到了数字化时代,数据存储的寿命面临着新的挑战,就电子档案而言能否相较于纸质档案更长久存储呢?


      由于历史的原因,当前主要的档案资料都是采用纸质材料为载体进行保存,特别是一些机密性较高的机关文件,大多采用纸质文件存档。随着大数据时代的来临,档案数量逐年递增,各企事业单位档案存储空间告急,由于存储环境不达标,年久的档案发霉字迹不清,受到破损,存在引起纠纷的风险,而且在数以万计的传统档案室中想要准确而迅速地找出自己所需要的档案简直像大海捞针,甚至无法盘点。在科学与新技术更替日新月异的时期,档案数字化成了不少企事业单位的选择。电子档案容量大,体积小,不会霉变、虫蛀,查阅起来极为方便迅速,而且可以通过计算机网络进行远距离传输,异地利用,能为所需要它的人共享,电子档案在现代信息传播技术条件下,利用极为方便。然而根据目前的市场价格,一次性将历史档案全部数字化成本很高,那么现阶段是否需要将档案全部数字化存储呢?电子档案安全吗?

      档案安全是档案工作的生命线,电子档案本身具有易更改性,载体脆弱、寿命不长,容易受到高温、高湿、病毒、电磁干扰等环境的影响,从而造成信息丢失,一旦技术过时,则载体上的信息就无法读出,如果病毒入侵,档案资料的信息将面临巨大的威胁,安全性没有保证。高昂的数字化成本不仅不符合降本增效的管理理念,而且数字化扫描后的纸质档案还需解决存储空间的问题,每年增量的纸质档案也需要数字化。虽然电子档案保管技术起步不久,存在着多方面不足,但是电子档案的优势让人心之向往,那么在新时代环境下,如何有效的使用档案数字化呢?

      其实,与第三方档案外包中介机构合作是非常好的一种选择。窍楚档案作为国内专业的、管理经验丰富的档案外包服务公司,为各企事业单位提供专业的档案寄存、档案整理、档案数字化、档案销毁等服务。这里讲到的档案数字化并非是将所有的档案都进行数字化,而是提供实时化电子扫描服务,需要哪一份档案扫描哪一份,利用定制的档案管理线上平台快速调阅,省去全部电子化档案扫描费用,既降低成本又能达到高效利用;另外,将档案室的纸质档案安全转移至窍楚档案中心,原档案空间得以释放,可以最大限度地利用办公空间,无需再为找场地和建设库房投入成本,节省人力、物力和财力,原纸质档案的存储环境也得以改善。这些费用仅为客户自行保管、数字化扫描或传统档案馆存储花费开销的几分之一,每月花很少的费用,就可以享受到档案资料安全存储、信息化管理及便捷快速调阅的服务。

      从某种程度上来讲,电子档案是信息时代发展的产物,它的出现节省了更多的时间投入;传统的纸质档案自身也具有一定的优势,譬如纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保护的。因此,各企事业单位档案管理部门工作人员可以汲取二者的优势,丢掉二者自身的缺点,做到二者的综合性运用,将目前的档案管理技术及档案管理工作效率得到大幅度的提高。