行业视点
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档案小知识(1)

Q:应当作为多份文件整理却被作为一件文件整理的,怎么补救?

A处理方式有两种:一是将这些文件进行拆分,单独成件进行著录,排列在同一年度、同一保管期限之后;二是可以将这些文件第一件著录为主件,其他文件在档案管理系统内逐件著录为附件,附件需要著录文号、责任者、题名、形成日期、页数等基本信息。

Q:每年的档案整理完毕之后,如有新增文件需归档、补录的怎么办?

A按该年度原有的方法进行整理,件号或案卷号追加在同一年度、同一保管期限之后。新归档的文件视其有无密级分别接在非涉密文件和涉密文件之后,涉密文件的件号作相应调整。

Q:全宗和立档单位的关系是什么?

A:在一般情况下,一个独立从事活动的单位,如一个局、一个学校、一个人所形成的所有档案组成一个全宗。形成档案全宗的单位,称作“立档单位”,又称“全宗形成者”。

Q:如何确定一个单位是立档单位?

A:能够依法独立地进行社会职能活动,单位行使相应的职权,并能主要以自己的名义单位对外行文;设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免、奖惩权;设有会计单位或经济核算单位。

Q:全宗的补充形式有哪些?

A1.联合全宗:两个或几个关系密切的立档单位形成的,难以区分而统一整理的档案整体,是全宗的一种特殊形式。

     2.全宗汇集:按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体,也是全宗的一种特殊形式。

     3.档案汇集:是由不同的立档单位形成的,按照一定特征集中起来的档案的混合体。